Pengertian Manajemen Perkantoran

AyoGaes.Com – Manajemen perkantoran adalah bagian integral dari setiap organisasi, baik skala besar maupun kecil. Ini melibatkan perencanaan, pengarahan, pengawasan, dan pengendalian berbagai aspek administratif dalam suatu perusahaan. Para ahli memiliki beragam pandangan tentang apa yang sebenarnya dimaksud dengan manajemen perkantoran. Dalam artikel ini, kita akan menggali pemahaman tentang pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli yang telah mempersembahkan pandangan dan konsep unik mereka.

Pengertian Manajemen Perkantoran

1. Arthur Grager

Arthur Grager adalah seorang ahli yang memberikan pandangan yang berfokus pada peran manajemen dalam mencapai efisiensi di kantor. Menurutnya, manajemen perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian semua kegiatan yang terkait dengan kantor agar dapat mencapai efisiensi dan produktivitas yang maksimal. Ini mencakup pengelolaan sumber daya manusia, peralatan kantor, dan prosedur administratif.

2. William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson menyajikan pandangan yang lebih luas tentang manajemen perkantoran. Mereka menganggap manajemen perkantoran sebagai pengelolaan seluruh aspek operasional kantor, termasuk personil, fasilitas fisik, peralatan, dan sistem komunikasi. Dalam pandangan mereka, manajemen perkantoran mencakup perencanaan strategis dan taktis untuk mengoptimalkan kinerja kantor.

3. Hal Nourse

Hal Nourse berfokus pada peran manajer dalam menjalankan tugasnya. Baginya, manajemen perkantoran adalah suatu bentuk kepemimpinan yang memerlukan kemampuan dalam mengatur sumber daya manusia dan menjalankan proses administratif secara efektif. Nourse menekankan pentingnya komunikasi yang baik antara manajer dan karyawan dalam mencapai tujuan kantor.

4. George R. Terry

George R. Terry memberikan pandangan yang lebih abstrak tentang manajemen perkantoran. Baginya, manajemen perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya yang ada di kantor untuk mencapai tujuan organisasi. Pandangan Terry mencakup berbagai fungsi manajemen yang menjadi landasan bagi manajemen perkantoran.

5. Prajudi Atmosudirjo

Prajudi Atmosudirjo adalah seorang ahli manajemen Indonesia yang memberikan pandangan tentang manajemen perkantoran dengan konteks lokal. Baginya, manajemen perkantoran adalah upaya untuk mengelola semua sumber daya di kantor, termasuk sumber daya manusia, teknologi, dan budaya organisasi, agar mencapai efisiensi dan efektivitas dalam lingkungan kerja Indonesia.

6. Moekijat

Moekijat, seorang ahli manajemen Indonesia lainnya, menggarisbawahi pentingnya manajemen perkantoran sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Baginya, manajemen perkantoran adalah seni mengorganisasi dan mengelola berbagai aktivitas kantor sehingga mencapai produktivitas tinggi dan kepuasan karyawan yang optimal.

7. Rifhi Siddiq

Rifhi Siddiq, seorang pakar manajemen perkantoran dari Indonesia, menekankan pentingnya aspek manusia dalam manajemen perkantoran. Menurutnya, manajemen perkantoran adalah tentang mengelola orang-orang di kantor dengan baik, termasuk mengembangkan keterampilan, motivasi, dan komunikasi yang efektif.

8. Millis Geoffrey

Millis Geoffrey, seorang ahli manajemen perkantoran dari Inggris, memberikan pandangan yang lebih global. Baginya, manajemen perkantoran adalah proses mengelola kantor secara efisien, yang mencakup perencanaan, organisasi, pengawasan, dan pengendalian sumber daya kantor di berbagai negara dan budaya.

Fungsi Manajemen Perkantoran

Setelah memahami berbagai pandangan tentang manajemen perkantoran menurut para ahli di atas, penting juga untuk memahami fungsi-fungsi utama yang terlibat dalam manajemen perkantoran. Fungsi-fungsi ini mencakup:

1. Perencanaan

Perencanaan melibatkan penentuan tujuan kantor, perancangan prosedur, alokasi sumber daya, dan pengembangan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Staffing

Staffing melibatkan pengadaan, pengembangan, dan pengelolaan sumber daya manusia di kantor. Ini mencakup perekrutan, pelatihan, dan pengembangan karyawan.

3. Pengarahan

Pengarahan adalah fungsi yang berkaitan dengan pemimpinan di kantor. Manajer kantor perlu memberikan arahan, motivasi, dan dukungan kepada karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Komunikasi

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam manajemen perkantoran. Ini mencakup komunikasi antara manajer dan karyawan, serta komunikasi internal dan eksternal.

5. Kontrol

Kontrol melibatkan pemantauan kinerja kantor untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan telah tercapai. Ini mencakup pengukuran kinerja, analisis data, dan tindakan perbaikan jika diperlukan.

6. Koordinasi

Koordinasi adalah proses mengintegrasikan berbagai fungsi dan aktivitas di kantor agar berjalan secara efisien. Ini melibatkan sinkronisasi pekerjaan antar departemen dan tim.

7. Motivasi

Motivasi adalah upaya untuk mendorong karyawan agar bekerja dengan semangat dan dedikasi. Manajemen perkantoran perlu mengidentifikasi faktor-faktor motivasi dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukungnya.

Tujuan Dari Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran memiliki beberapa tujuan utama:

  1. Meningkatkan Produktivitas: Salah satu tujuan utama manajemen perkantoran adalah meningkatkan produktivitas karyawan dan proses kerja secara keseluruhan.
  2. Efisiensi Operasional: Manajemen perkantoran bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya, termasuk waktu, tenaga kerja, dan peralatan, sehingga biaya operasional dapat diminimalkan.
  3. Pelayanan Pelanggan: Kualitas layanan kepada pelanggan dapat ditingkatkan melalui manajemen perkantoran yang baik, yang dapat menciptakan kepuasan pelanggan.
  4. Pengembangan Karyawan: Manajemen perkantoran juga berperan dalam mengembangkan karyawan, baik dari segi keterampilan maupun motivasi.
  5. Kepatuhan Hukum dan Regulasi: Manajemen perkantoran harus memastikan bahwa operasinya mematuhi semua hukum dan regulasi yang berlaku.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas kantor mencakup berbagai tugas administratif dan operasional, seperti administrasi umum, manajemen inventaris, pengelolaan dokumen, pelayanan pelanggan, dan banyak lagi. Manajemen perkantoran bertanggung jawab untuk mengoordinasikan semua aktivitas ini.

2. Sarana Pekerjaan Kantor

Sarana pekerjaan kantor melibatkan semua aspek fisik kantor, termasuk bangunan, peralatan, perangkat lunak, dan infrastruktur teknologi. Manajemen perkantoran harus memastikan bahwa semua sarana ini berfungsi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan kantor.

Tips Dalam Memaksimalkan Manajemen Perkantoran

Untuk mencapai efisiensi dan produktivitas maksimal dalam manajemen perkantoran, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:

1. Lakukan Analisa Cara Kerja Yang Sudah Berjalan

Pertama-tama, lakukan analisis menyeluruh terhadap proses kerja yang sudah ada. Identifikasi area di mana perbaikan dapat dilakukan dan potensi penyederhanaan proses.

2. Terapkan Pola Kepemimpinan Yang Sama

Kepemimpinan yang konsisten dan terkoordinasi penting dalam manajemen perkantoran. Pastikan bahwa semua tingkatan manajemen mengikuti visi dan misi yang sama.

3. Periksa Cara Kerja Peralatan Yang Sudah Ada

Periksa peralatan kantor yang sudah ada, termasuk perangkat keras dan perangkat lunak. Pastikan semuanya dalam kondisi baik dan diperbarui sesuai kebutuhan.

4. Buat Alur Kerja di Dalam Manajemen Kantor

Definisikan alur kerja yang jelas dan efisien untuk berbagai tugas di kantor. Pastikan setiap anggota tim memahami alur kerja ini dan mengikutinya.

5. Lakukan Sharing Dengan Anggota Tim

Dorong kolaborasi dan komunikasi yang terbuka antara anggota tim. Tim yang saling mendukung dan berbagi informasi cenderung lebih produktif.

6. Lakukan Evaluasi Alur Kerja dan Peralatan Yang Digunakan Pada Manajemen Perkantoran

Teruslah melakukan evaluasi berkala terhadap alur kerja dan peralatan yang digunakan. Perbaikan kontinu adalah kunci untuk mencapai efisiensi yang berkelanjutan dalam manajemen perkantoran.

Kesimpulan

Dengan memahami pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli, fungsi-fungsinya, tujuannya, serta ruang lingkupnya, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja kantor mereka. Dengan menerapkan tips-tips yang disebutkan di atas, manajemen perkantoran dapat menjadi aset berharga dalam mencapai kesuksesan organisasi. Semua ini bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang efisien, produktif, dan memuaskan bagi karyawan dan pelanggan.

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Scroll to Top